DESCRIPCION DEL PUESTO

 

     SECRETARIA OFINISTA

 

·         Gestión, administración y organización de los documentos de la oficina.                                                

·         Recepción y filtro de llamadas de teléfono.                                                   

·         Recepción y filtro de correos electrónicos.                                                    

·         Recepción de la correspondencia.                                                       

·         Gestión de la agenda, eventos y viajes de su superior.                                                      

·         Trámites bancarios, Administración Pública, etc.                                                     

·         Procesamiento de documentos.                                                 

·         Gestión de bases de datos relacionadas con la actividad de la empresa.  

 

       JEFE ADMINISTRATIVIO

 

·         Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los                                           

·         factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la                                                

·         empresa.                                                    

·         Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.                                            

·         A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias                                         

·         desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.                                                   

·         Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la                                          

·         menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos                                             

·         disponibles.                                                

·         Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios                                          

·         para el desarrollo de los planes de acción.                                                    

 

 

 

 

JEFE MANTENIMIENTO

 

·         Supervisar y dar seguimiento al mantenimiento del equipo y las instalaciones;                                                 

·         Elaborar reportes de trabajo                                                     

·         Mantener comunicación constante con el Coordinador del Área en cuanto a las labores                                              que se realizan diariamente;                                                       

·         Responsable del surtimiento de materiales e insumos                                                        

·         Ejecutar las compras de materiales e insumos necesarios para el cumplimiento de las                              solicitudes de servicio;                                                    

·         Supervisar y dar seguimiento a los servicios solicitados a los proveedores;                                                      

·         Responsable de las herramientas de uso común;                                                     

·         Ordenar y suministrar las herramientas de la Coordinación para aprovecharlas al                                       máximo;                                                   

·         Realizar rutinas diarias de revisión de equipos e instalaciones;                                                    

·         Realizar revisiones diarias del estado general del funcionamiento del equipo médico y                                        de las instalaciones;                                                       

·         Es un vinculo entre los usuarios y la Coordinación de Conservación y Mantenimiento de                            Infraestructura;                                                                                                                                       

·         Realizar el diagnóstico de los materiales y equipos de la empresa                                                

·         Participar en los proyectos de remodelación y construcción.                                              

·         Asistir a cursos de capacitación, así como tener el compromiso de mantenerse                                                

·         actualizado.                                       

                                                                                                      

                                                       

 

 

 

 

 

JEFE DE VENTAS

 

·         Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.

·         Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son mas idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el número uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son más precisos y a plazos más cortos. Un objetivo sería vender diez millones en el próximo trimestre.

·         Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra participación en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho pronostico debe ser lo más preciso posible porque de esto depende otros compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro compromiso con acreedores.

·         Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar el mismo, es quien está llamado a estructurar el departamento.

·         Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. Esta función del gerente de ventas, dependerá de la estructura de la empresa, porque en muchos casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de recursos humanos, aunque la forma idonea seria que Rec. Humanos, recluten y seleccionen previamente y luego se le presente al gerente solo los mejores candidatos para ser incorporados a la empresa.

·         Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estándares de desempeño. Esto es asi, porque al gerente se le entregan sus responsabilidades como cuotas generales de ventas y territorios amplios. Para cumplir estas cuotas el gerente debe dividir el total de las ventas entre su equipo de vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada vendedor s sus zonas geográficas, de modo tal, que cada representante conozca sus cuotas y la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo de venta al gerente.

·         Compensa, motiva y guía las fuerzas de venta. La compensación y la motivación, son dos prácticas similares porque lleva satisfacción al vendedor, la cual es transmitida por el mismo, a sus clientes, con una sensación de confianza.

·         Conducir el análisis de costo de ventas. Toda planificación debe tener incluida un análisis de costos. Dentro de esos análisis debe estar definida cual seria el costo para alcanzar las ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrirá la compañía en el desarrollo de su plan.

·         Calificar el desempeño de sus vendedores básicamente comparando el período actual con los anteriores y a los vendedores uno con otros.

 

   

 

 

 

 

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

 

·         Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.

·         Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.

·         Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

·         Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.

·         Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

·         Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.

·         Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.

·         Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.

·         Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.

·         Realiza registro contable.

·         Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.

·         Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.

·         Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.

·         Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.

·         Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.

·         Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.

·         Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.

 

 

ASISTENTE DE MANTENIMIENTO

·         Conservar, reparar y mantener en perfectas condiciones de uso todos los equipos, mobiliario e instalaciones.  

·         Mantener en perfectas condiciones de uso las instalaciones

·         Llevar a cabo el programa de mantenimiento preventivo a todas previa asignación por parte del jefe inmediato.

·         Dar prioridad a las solicitudes de mantenimiento correctivo, para ofrecer un mejor servicio a los visitantes.

·         Operar y dar mantenimiento tanto correctivo como preventivo al equipo.

ASISTENTE DE VENTAS

 

·         Atender y ofrecer a los Clientes información sobre nuestros productos.

·         Apertura y seguimiento a los Clientes potenciales

·         Elaboración de estimaciones, estadísticas e informes de venta.

·         Presentar Cotizaciones a los Clientes.

·         Acordar las condiciones de Venta

 

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

 

·         Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.

·         Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos.

·         Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.

·         Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.

·         Lleva control de la caja chica.

·         Brinda apoyo logístico en actividades especiales.

·         Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.

·         Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.

·         Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.

·         Atiende e informa al público en general.

·         Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes.

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

·         Mantener en optimas condiciones de operación las plantas guía eléctrica de emergencia.

·         Revisar, reparar y mantener en perfectas condiciones de uso, cerraduras, chapas de puertas de acceso.

·         Reparar y dar mantenimiento al mobiliario del área de oficinas.

AUXILIAR DE VENTAS

·         Asegurar la entrega del Producto

·         Canalizar las necesidades del Cliente.

·         Archiva y lleva el control de los documentos del área.

• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.